A busca pela eficiência operacional é, atualmente, um grande desafio dentro das empresas e sua conquista, a gestão de processos passa obrigatoriamente pelo mix conhecido como pessoas e tecnologias. Com a ebulição da transformação digital em todo o mundo, as empresas estão na corrida para desenhar e colocar em prática a jornada para o mundo ágil, em que os primeiros passos para chegar lá começam pela gestão de processos organizacionais.

A gestão de processos organizacionais visa elevar continuamente o nível de desempenho e os resultados da empresa por meio da identificação, da documentação, da execução, da medição, do monitoramento, do controle e da melhoria dos processos de negócio. Isso promove o alinhamento com as estratégias organizacionais.

Também podem se referir a vários esforços de automação, incluindo sistemas de fluxo de trabalho, linguagens XML Business Process e sistemas ERP empacotados. Neste caso, a gestão enfatiza a capacidade dos mecanismos de fluxo de trabalho para controlar fluxos de processos, medir automaticamente processos e educar e organizar gerentes para que eles façam a gestão de processos de forma eficaz.

Saber o que é um processo organizacional é o primeiro passo para geri-lo de maneira eficiente, pois trata-se de um conjunto de atividades que usa recursos de forma organizada e gerenciada para transformar entradas em saídas. Geralmente, as saídas de um processo são entradas do processo seguinte. E, o processo de transformação deve agregar valor para a saída resultante.

Existem duas abordagens principais da gestão de processos organizacionais: funcional – em que os processos de trabalho são organizados conforme a hierarquia funcional da empresa; e a sistêmica, em que os processos de trabalho são organizados de forma integrada e lógica.

Lembrando que todo processo corporativo deve estar alinhado com os objetivos ou estratégias da empresa, pois caso execute um processo que não agregue valor para o negócio será um desperdício de esforço, tempo e dinheiro. Por isso, é importante que o gestor do processo tenha o conhecimento dos resultados que o processo irá gerar e avaliar o benefício que ele trará para a gestão da organização.

De igual modo, os processos organizacionais devem dar suporte para a ascensão dos objetivos da organização. Portanto, eles devem ser mapeados e executados, alinhados às estratégias da companhia, sendo que alguns dos benefícios que podem ser obtidos com a gestão de processos organizacionais são a elevação do nível de satisfação de clientes, colaboradores e investidores; flexibilização e rápido ajuste dos processos às mudanças internas e externas da empresa; otimização do planejamento das atividades, da atribuição de responsabilidades e da racionalização do uso de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros.

Entretanto, vale ressaltar que existem várias definições de processo, quanto existem processos. Um com o qual concordamos é Roger Burlton, onde ele diz que “um verdadeiro processo compreende todas as coisas que fazemos para proporcionar a alguém que se preocupa o que ele espera receber”.  Isso abrange um verdadeiro processo de ponta a ponta, desde o gatilho original para o processo até a satisfação final das partes interessadas. Burlton acrescenta que o “teste final da completude de um processo é se o processo entrega um produto ou serviço claro para um participante externo ou outro processo interno“.

Também fazem parte desse processo a otimização dos controles processuais, com eliminação de redundâncias, retrabalhos e minimização de falhas; redução do ciclo de duração dos processos e redução de custos dos processos.

Para facilitar a gestão de processos, os gestores da empresa devem buscar a aquisição de um sistema de gestão do tipo ERP, que agiliza, profissionaliza e dá o suporte tecnológico adequado para a integração de processos. Isso permite acompanhar seu desempenho em tempo real e intervir de forma proativa na otimização dos resultados.

Com relação as pessoas envolvidas no processo, elas são em sua maioria detentoras de informações e sobre como ele é executado, considerados assim, fatores relevantes para o sucesso ou o fracasso no mapeamento de um processo. 

Por isso, entendo que o gestor pode conhecer o objetivo de um processo e até mesmo ter uma visão das atividades nele envolvidas, porém, somente quem participa dele é que realmente sabe como e quando a atividade deve ser realizada. Assim, é tão importante ter o envolvimento de usuários-chave no momento de mapeamento de um processo.

Sempre que for realizar uma análise de um processo, é importante que o gestor envolva os usuários-chave. Pois eles darão grandes contribuições de informações que possibilitarão a definição do processo, medição de resultados e ações para melhoria contínua do processo.

Deste modo, a gestão de processos é uma parte integrante do gerenciamento “normal” da sua empresa e é importante que a liderança e a administração reconheçam que não há linha de chegada para a melhoria dos processos de negócios. É um programa que deve ser continuamente mantido.

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