Neste artigo falarei sobre a lista de tarefas ,e como mencionei em artigos anteriores se não nos planejarmos dificilmente conseguiremos manter um bom nível de produtividade ao longo do nosso negócio e em nossa vida profissional, pelo principal motivo de hoje termos muitas informações chegando ao mesmo tempo e na maioria das vezes as pessoas tem dificuldade em filtrar essas informações e fazer com que isso seja organizado e consigam cumprir suas metas proporcionando qualidade no que estão fazendo.

Quantos profissionais você conhece que acordam e preparam sua agenda no mesmo dia? Quantas pessoas você conhece que não tem uma lista de tarefas e organização básica de idéias e obrigações para seguir durante a semana ou o mês? Geralmente essas pessoas estão sempre “apagando incêndio”, “enxugando gelo” e isso gera uma sensação de que trabalhamos o dia todo, mas não produzimos nada, não é isso? Eu ja passei por isso e posso assegurar que não existe sensação pior, por eu ser muito pro ativo, essa sensação me causava muita frustração.

A partir dai tive que começar a estudar e buscar ferramentas que pudessem me ajudar a organizar melhor a minha lista de tarefas da semana, mês e ate do meu ano, dependendo de como funcionaria o meu negócio, pois a medida que ele for crescendo sabemos que outros serviços vão sendo agregados, outras pessoas irão trabalhar no seu negócio e isso requer um pouco mais de atenção nessa parte, pois aí a equipe estará alinhando e trabalhando junto dentro de um cronograma.

Antigamente eu utilizava um quadro em minha sala onde separava minha lista de tarefas da seguinte forma: 

  • Urgente: Todas as tarefas que teriam de ser resolvidas em pouco tempo. Por exemplo: Tivemos um evento no studio e no dia seguinte teria de sair o video de divulgação, isso seria uma tarefa urgente, pois existe um “time” para passar esse video, se deixasse para a próxima semana talvez não surtisse o efeito que gostaríamos no mercado.
  • Importante: Todas as tarefas que são importantes para fazer na empresa, mas que não tem urgência. Por exemplo: Reforma de uma sala de atendimento, isso seria importante, mas você pode continuar atendendo nesta sala até reformar, a única coisa é a de que você não pode procrastinar essa tarefa.
  • Circunstancial: São as tarefas que você precisa executar, mas tem tempo para isso, você coloca como uma meta de médio prazo. Por exemplo: Fazer novos uniformes para equipe ou para os meus alunos, isso é algo que você precisa fazer, mas você pode programar isso mais para frente.
  • Concluído: São as tarefas que concluímos durante toda as semana. Como trabalho com o post it, acabo separando o meu quadro nestas quatro tarefas e quando vou concluindo,colo todos os post its na coluna do “concluído”, pois isso faz com que você tenha a percepção de todas as tarefas que você conseguiu executar naquele periodo.

Essa é uma forma que eu utilizava de organizar a minha lista de tarefas, pois é uma forma de avisarmos o nosso cérebro o que realmente importa em nosso dia a dia para nos tornarmos mais produtivos.

De uns tempos para ca, acabei implantando uma ferramenta que aprendi com Roberto Shinyashiki, médico psiquiatra e autor de inúmeros livros sobre produtividade, chamado de sistemas otimizadores.

O objetivo é organizar suas tarefas assim como eu utilizava anteriormente, mas achei esse modelo mais simples e eficiente para você utilizar em seu dia a dia 

Neste modelo você tem três tipos de lista de tarefas onde irá precisar de um tempo para distribuir suas atividades nela, são elas:

  • Atividades estruturais: São atividades que constroem as estruturas, as bases do seu negócio e você como profissional. Por exemplo: Se você vai montar um Studio, academia, consultório ou clinica você precisa investir em estrutura. Os equipamentos, acessórios, móveis, cadeiras, isso tudo é estrutural. Sem isso você não trabalha e não pode proporcionar um ambiente de qualidade ao seu cliente, aluno ou paciente.
  • Atividades Rotineiras: São atividades que você faz toda a semana, independente do mês em que esteja. Por exemplo: Tenho reunião com minha equipe toda segunda de manhã. Isso é algo que não é necessário ficar lembrando, organizando ou esquentando a cabeça. Já esta anotado na agenda e temos somente de cumprir.
  • Atividades imediatas: São atividades para realizar naquele dia, bem parecido com o que eu chamo de “urgente” no outro esqueleto. Por exemplo: Um jornal local te chama para dar entrevista sobre determinado assunto dentro de sua área de atuação. Possivelmente o jornal não tenha mais outro dia ou horário para fazer isso, caso você tenha disponibilidade para atende-lo será algo que não estava no “script”, isso é algo imediato.

O que precisa ficar muito claro que a atividade mais importante e que mais você precisa cultivar é a estrutural, pois ela é a base para você desenvolver as outras. A partir do momento que você desenvolve muito bem as atividades estruturais, você vai diminuir as atividades imediatas, ou seja, com o planejamento a tendência é você parar de “enxugar gelo”e começar a ter tempo mais livre para produzir mais e se preocupar com coisas maiores. 

As pessoa menos produtivas tem característica de ficarem somente nas atividades imediatas, sempre estão resolvendo “pepinos” do seu negócio pois não tiveram tempo ou mesmo paciência para montar de forma mais eficientes suas atividades estruturais e sua lista de tarefas.

Espero que possa ter ajudado com a organização dentro da vida profissional e do seu negócio, tenho certeza que com essa ferramenta você irá conseguir separar suas tarefas e ser mais produtivo.

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